Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez

Elcomes s.c. L.Bednarek, Z.Holeksa, M.Patynek

Szanowni Państwo,

W celu doprecyzowania dalszego przekazu będziemy posługiwać się następującymi definicjami:

• Administrator lub Spółka – Elcomes s.c. Leszek Bednarek, Zbigniew Holeksa, Marcin Patynek ul. Wróblewskiego 29 Katowice 40-214 Regon 2433331094, NIP: 6342820034
• Klient – osoba fizyczna lub prawna, z którą Spółka zawarła chociaż jedną umowę kupna/sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub podmiot gospodarczy z którym spółka nawiązuje kontakt biznesowy.  
• Osoba kontaktowa – każda osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami i przedstawicielami Spółki w celu nawiązania współpracy handlowej, która może stać się Klientem. W szczególności osobą kontaktową może być pracownik Klienta lub osoba wyznaczona do jego reprezentacji. W takiej sytuacji Klient może udzielić takiej osobie stosownych upoważnień, o czym może poinformować Spółkę.

Kontakt z Administratorem

• Administratorem danych osobowych Klientów oraz Osób kontaktowych jest Spółka z którą należy kontaktować się korespondencyjnie na adres siedziby firmy lub wysyłając korespondencję na adres e-mail: rodo@elcomes.plwe wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych  mogą być przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

• Zawarcia umowy handlowej kupna/sprzedaży, oraz czynności zmierzających do zawarcia takiej umowy, włączając w to przypadki, kiedy do zawarcia tej umowy wymagane są dane  osoby działającej w interesie i w imieniu Klienta, np. osoba taka jest uprawniona do składania zamówień w Elcomes s.c. w imieniu Klienta lub odbierania zamówień od Elcomes s.c. w imieniu Klienta.
• Odpowiadania na zapytania związane z asortymentem towarowym oferowanym przez Spółkę w ramach czynności poprzedzających zawarcie umowy handlowej, niezależnie od formy tej odpowiedzi.
• Realizacji obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości.

• W przypadkach:
          - Weryfikacji czy dana osoba fizyczna jest osobą uprawniona do reprezentowania Klienta, w szczególności, jeżeli   
            osoba taka zaciąga zobowiązania w imieniu Klienta np. pobierając towar w imieniu Klienta na podstawie  
            posiadanego upoważnienia.
          - Dochodzenia roszczeń z tytułu wykonywania umów handlowych oraz ochrony przed takimi roszczeniami
          - Marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług
          - Utrzymywania relacji biznesowych pomiędzy Klientem i Spółką w ramach prowadzonej działalności gospodarczej

podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych.

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora

W przypadku danych osobowych dotyczących zawieranych umów handlowych oraz czynności zmierzających do zawarcia takich umów Administrator przetwarza następujące informacje:

• Imię i nazwisko Klienta lub nazwa firmy
• Adres prowadzenia działalności a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres podany przez Klienta,
• Adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,
• Numer NIP, jeżeli Klient prowadzi działalność gospodarczą.
• numer rachunku bankowego, w przypadku realizowania zapłaty przelewem
• podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu (np. dokument odbioru towaru)
• adres e-mail do korespondencji
• numer telefonu kontaktowego
• historię transakcji, w tym transakcje zakupu/sprzedaży, przesyłane zapytania ofertowe i zapytania o produkty
• Historię komunikacji z Klientem

W przypadku danych osobowych Osób kontaktowych Administrator przetwarza:

• Imię i nazwisko
• Telefon kontaktowy
• Nazwa firmy
• Kontaktowy Adres e-mail
• Zajmowane stanowisko (jeżeli Osoba jest pracownikiem Klienta)
• Posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta
• Numer dokumentu tożsamości, w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta
• Historię komunikacji z Osobą kontaktową. 

Podanie danych osobowych o których mowa powyżej jest dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym lub prawnym,  jednak ich brak uniemożliwi wykonanie określonych działań ze strony Administratora zmierzających do zawarcia umowy handlowej lub innych usług, które są świadczone przez Administratora.

Administrator nie przetwarza żadnych danych osobowych w celach automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania o którym mowa w Ogólnym Rozporządzeniu dotyczącym ochrony danych osobowych.

Okres przetwarzania danych osobowych

• W przypadku wykonania umowy handlowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dane Klienta niezbędne do zawarcia umowy handlowej przechowywane są 5 pełnych lat kalendarzowych od daty wystąpienia obowiązku podatkowego, nie krócej jednak niż do upływu roku od wygaśnięcia zobowiązań Administratora wynikających z umowy.
• W przypadkach dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami dane przechowywane są minimum do momentu przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania, nie dłużej jednak niż do końca pełnego roku kalendarzowego po dacie przedawnienia się roszczenia lub zakończenia postępowania.
• W przypadku, kiedy do zwarcia umowy handlowej nie doszło, dane Klienta przetwarzane są pełne 5 lat od ostatniej czynności zmierzającej do zawarcia umowy handlowej (wysłanej oferty, odpowiedzi na zapytanie ofertowe). Jednostronny kontakt ze strony Administratora nie przedłuża tego okresu.
• Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane są przetwarzane, dane przetwarzane są do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie.
• W przypadku kiedy przetwarzane są dane Osoby kontaktowej, dane przetwarzane są do momentu otrzymania żądania wstrzymania ich dalszego przetwarzania, lub otrzymania żądania ich usunięcia, chyba, że dane tej osoby związane są pośrednio lub bezpośrednio z nierozliczonymi umowami handlowymi, np. osoba występuje jako osoba odbierająca towar w imieniu Klienta. W takiej sytuacji dane przetwarzane są do chwili całkowitego rozliczenia transakcji z Klientem.

Z jakich źródeł Administrator pozyskuje dane

Administrator w ogromnej większości przypadków pozyskuje dane bezpośrednio od osoby zainteresowanej, która podaje swoje podstawowe dane wchodząc w interakcje z pracownikami lub przedstawicielami administratora. Informacja taka może być dostarczona do administratora:
       - na piśmie poprzez wysłanie korespondencji pocztowej na adres Administratora albo adres jakiejkolwiek jego  placówki

      - wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zapytań o produkty  
        z prośbą o udzielenie odpowiedzi zwrotnej
      - telefonicznie, kontaktując się z pracownikami Administratora

• Dane kontaktowe osób reprezentujących Klienta Administrator może pozyskać bezpośrednio od Klienta, jeżeli takie jest wymaganie biznesowe Klienta i zamierza on wskazać swoich reprezentantów biznesowych w określonych obszarach działania
• Administrator może pozyskiwać dane z informacji ogólnie dostępnych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub bazy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), firmowych stron internetowych, w zakresach danych publikowanych w sposób jawny.

Prawa osób, których dane są przetwarzane przez Administratora

Każda osoba fizyczna, której dane przetwarza Administrator ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych – jeżeli chce dowiedzieć się jakie dane przetwarzane są przez Administratora
• sprostowania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe,
• ograniczenia przetwarzania – w każdym przypadku, kiedy uzna, że zakres przetwarzanych danych jest nieadekwatny do celów do jakich to przetwarzanie jest wykonywane,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w każdym przypadku, kiedy uzna, że dany cel przetwarzania danych ma zostać wstrzymany
• cofnięcia zgody na dalsze przetwarzanie danych w dowolnym momencie, przy czym  cofnięcie zgody na przetwarzanie danych nie ma wpływu na przetwarzanie danych, które dokonywane było w przeszłości.
• usunięcia danych (realizacji prawa do bycia zapomnianym), jeżeli uzna, że chce skorzystać z takich uprawnień.
• Przeniesienia danych – każda osoba fizyczna może wystąpić o zapisanie wszystkich przekazanych do Administratora danych do osobnego pliku w celu przekazania tych danych  do innego podmiotu. Zakres przekazywanych danych dotyczy danych osobowych z uwzględnieniem interesów i tajemnicy handlowej Administratora danych.
• Wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora do organu nadzorczego

Operacje usunięcia, sprostowania danych, wstrzymania dalszego przetwarzania  danych i egzekwowania prawa do bycia zapomnianym, realizowana jest przez Administratora niezwłocznie po uzyskaniu takiego żądania od osoby, której dane są przetwarzane, po potwierdzeniu jej tożsamości, chyba, że taka operacja stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa lub jest sprzeczna z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora. Przykładowo, jeżeli dane Klienta występują na Fakturze VAT i nie upłynął okres, w którym Administrator ma obowiązek przechowywania tych danych dla celów realizacji obowiązku podatkowego, a Klient zażądał ich usunięcia, żądanie takie nie będzie mogło być przez Administratora wykonane.

W celu realizacji praw o których mowa powyżej należy kontaktować się na adres siedziby Spółki lub wysyłając korespondencję elektroniczną na adres rodo@elcomes.pl

Podmioty, którym Administrator przekazuje dane osobowe

Administrator udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przez administratora:

• Firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Administratorem, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta
• Firmie prowadzającej dla Administratora usługi zarządzania kopiami zapasowymi użytkowanych systemów informatycznych.
• Współpracującym z Administratorem kancelariom prawnym oraz firmom ubezpieczeniowym i windykacyjnym w zakresach wynikających z prowadzonych spraw związanych z odzyskiwaniem należności oraz ubezpieczaniem transakcji lub obroną przed roszczeniami.
• Współpracującymi z administratorem kontrahentami (np. dostawcy) w zakresie koniecznym do wykonania umów handlowych (np. podanie adresu klienta i kontaktu w przypadku bezpośredniej dostawy towaru od dostawcy do klienta).

W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Administrator stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby nieuprawnione.

Administrator przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Administratora zadaniem priorytetowym.  

Administrator nie udostępnia danych Klientów oraz Osób kontaktowych poza granice Unii Europejskiej, za wyjątkiem sytuacji, kiedy taka dyspozycja zostaje zlecona przez Klienta (np. zlecenie wysłanie towaru na zlecenie Klienta poza granice UE).